Jak zgodnie z prawem zbierać zgody marketingowe na SMS i e-mail w gabinecie?

Dlaczego samo RODO to za mało przy marketingu SMS i e-mail?

Wysyłka marketingu elektronicznego podlega dwóm reżimom naraz. RODO reguluje przetwarzanie danych (numeru telefonu, adresu e-mail). Osobno przepisy o komunikacji elektronicznej wymagają zgody na sam fakt kontaktu marketingowego w danym kanale (SMS, e-mail, telefon). Można więc mieć podstawę RODO, a i tak wysłać SMS nielegalnie, jeśli brak zgody „kanałowej”.

W Polsce od 10 listopada 2024 r. obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), które zastąpiło wcześniejsze, rozproszone przepisy (art. 172 Prawa telekomunikacyjnego dla SMS/telefonu i art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną dla e-maila). Art. 398 PKE wymaga uprzedniej zgody na przesyłanie informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, z użyciem wskazanych w nim systemów i urządzeń. Dotyczy to także marketingowych SMS-ów i e-maili.

Czym różni się zgoda marketingowa od komunikacji serwisowej (transakcyjnej)?

To najważniejsze rozróżnienie w praktyce. Komunikacja serwisowa obsługuje trwającą relację i realizację usługi — nie wymaga zgody marketingowej. Komunikacja marketingowa promuje ofertę i wymaga zgody.

Jak musi wyglądać prawidłowa zgoda marketingowa?

• Dobrowolna — nie może być warunkiem zawarcia umowy ani rezerwacji wizyty.
• Konkretna i świadoma — jasno wskazuje, kto będzie nadawcą, jakiego kanału dotyczy (SMS, e-mail) i czego dotyczy marketing.
• Wyrażona aktywnie — checkbox NIE może być zaznaczony domyślnie; zgoda przez brak reakcji jest nieważna.
• Możliwa do wyboru — oddziel marketing od zawarcia umowy. Osobne opcjonalne pola SMS i e-mail pozwalają jasno wybrać kanały i osobno wycofać zgodę; nie przedstawiaj konkretnej liczby checkboxów jako jedynej formy dopuszczonej prawem.
• Odwoływalna — równie łatwo jak udzielona; w każdej wiadomości podaj sposób rezygnacji.

Jak dokumentować zgody, żeby móc je wykazać?

RODO wymaga rozliczalności — musisz umieć wykazać, że zgoda została udzielona (art. 7 ust. 1). W razie skargi to Ty dowodzisz zgody, nie klient braku. Dla każdej zgody warto utrwalić:

• kto wyraził zgodę (identyfikacja klienta),
• jakiej treści zgody dotyczyło (dokładne brzmienie klauzuli w danej wersji),
• kiedy i jaką drogą (data, kanał, źródło — formularz online, panel, papier),
• historię zmian: kiedy zgoda została cofnięta.

Czy do dotychczasowych klientów mogę pisać bez nowej zgody?

Ostrożnie. Motyw 47 RODO dopuszcza marketing bezpośredni własnych usług jako prawnie uzasadniony interes (podstawa RODO). Ale to nie zwalnia z odrębnej zgody na kanał elektroniczny wymaganej przez PKE. Innymi słowy: RODO może dawać podstawę do przetwarzania danych istniejącego klienta w celu marketingu, lecz do wysłania SMS/e-maila marketingowego nadal potrzebujesz zgody „kanałowej”. Sama wcześniejsza wizyta lub podanie adresu do obsługi rezerwacji nie oznaczają zgody na oferty.

Najczęstsze pytania

Czy zgoda ustna wystarczy?

Zgoda nie musi mieć podpisu na papierze, ale musisz umieć wykazać jej treść, zakres i udzielenie. Ustne uzgodnienie może być trudne do udowodnienia. Formularz lub zapis w systemie z datą, kanałem i wersją treści ułatwia rozliczalność.

Czy mogę wysłać jednorazowy SMS z pytaniem o zgodę marketingową?

To ryzykowne — sam SMS „czy zgadzasz się na otrzymywanie ofert?” bywa uznawany za marketing bezpośredni, więc wymagałby zgody, której jeszcze nie masz. Udostępnij dobrowolny formularz przy wizycie lub w panelu klienta. Samo posiadanie numeru telefonu nie uprawnia do wysłania prośby marketingowej.

Jak długo ważna jest raz udzielona zgoda?

Nie ma jednego ustawowego terminu ważności dla każdej zgody. Nie oznacza to jednak, że każda stara zgoda pozwala na dowolny marketing bez końca: sprawdź jej cel, kanał, nadawcę, zakres i aktualność. Wycofanie trzeba respektować; nie podważa ono zgodności wcześniejszego przetwarzania opartego na ważnej zgodzie.

Klient wypisał się z newslettera — czy mogę mu dalej wysyłać SMS-y?

Tylko jeśli zgody były zbierane osobno per kanał, a klient cofnął jedynie zgodę na e-mail. Jeśli rezygnacja dotyczyła całości marketingu, wstrzymaj wszystkie kanały. Dlatego warto od początku rozdzielać zgody i rejestrować je niezależnie.