Jakie dane o zdrowiu klienta wolno przechowywać w gabinecie i na jakich zasadach?
Opublikowano: 27 lip 2026
W skrócie
Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych (art. 9 RODO), których przetwarzanie jest zakazane poza wyjątkami — najczęściej wyraźną zgodą klienta lub celami profilaktyki zdrowotnej realizowanymi przez osobę zobowiązaną do tajemnicy. Wolno Ci przechowywać tylko te informacje zdrowotne, które są rzeczywiście niezbędne do bezpiecznego wykonania usługi (zasada minimalizacji), z podwyższonymi zabezpieczeniami i jasno określonym okresem retencji. Nie zbieraj danych zdrowotnych „na zapas”.
Które informacje są „danymi o zdrowiu” w rozumieniu RODO?
Dane o zdrowiu to informacje o fizycznym lub psychicznym stanie zdrowia osoby, ujawniające informacje o jej stanie zdrowia — w tym przeszłe, obecne i przyszłe, a także dane wywiedzione (np. wniosek o schorzeniu na podstawie wyników). Należą do szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO, obok m.in. danych genetycznych i biometrycznych.
| Informacja | Zwykle art. 9 (zdrowotne)? | Komentarz |
|---|---|---|
| Jednostka chorobowa, diagnoza | Tak | Jednoznacznie dane o zdrowiu. |
| Alergie, nietolerancje, przyjmowane leki | Tak | Ujawniają stan zdrowia. |
| Wyniki badań laboratoryjnych | Tak | Dane o zdrowiu (i wywiedzione wnioski). |
| Waga i obwody ciała same w sobie | Ostrożnie — zależy od kontekstu | Bez kontekstu chorobowego bywają danymi zwykłymi; w kontekście leczenia/dolegliwości stają się zdrowotne. |
| Cel treningowy „chcę schudnąć 5 kg” | Zwykle nie | Preferencja/cel, nie diagnoza — ale ostrożnie z uzasadnieniem zdrowotnym. |
| Zdjęcie zmiany skórnej przed zabiegiem | Tak | Ukazuje stan zdrowia skóry. |
Granica bywa ocenna. W razie wątpliwości traktuj informację jak dane szczególne — to bezpieczniejsze i porządkuje zabezpieczenia.
Na jakiej podstawie w ogóle wolno przetwarzać dane o zdrowiu?
Przetwarzanie danych szczególnych jest zakazane, chyba że zachodzi wyjątek z art. 9 ust. 2. W gabinecie zwykle wchodzą w grę dwa:
- Wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a) — świadoma, jednoznaczna, na konkretny cel; wyższy standard niż zwykła zgoda. Najczęstsza podstawa dla dietetyka/kosmetologa poza sektorem medycznym.
- Profilaktyka zdrowotna / medycyna (art. 9 ust. 2 lit. h) — przetwarzanie do celów profilaktyki zdrowotnej przez osobę zobowiązaną do tajemnicy zawodowej lub pod jej odpowiedzialnością; typowe dla podmiotów i zawodów medycznych.
Wyjątek z art. 9 to nie wszystko
Wyjątek z art. 9 uchyla sam zakaz, ale nadal potrzebujesz podstawy z art. 6 (np. umowa lub zgoda) oraz musisz spełnić pozostałe zasady RODO: minimalizację, ograniczenie celu, zabezpieczenia i obowiązek informacyjny.
Ile danych zdrowotnych mogę zebrać — gdzie jest granica?
Zasada minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c) mówi: dane muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celu. W praktyce: zbieraj tylko to, co wpływa na bezpieczeństwo i jakość usługi, i tylko wtedy, gdy realnie tego użyjesz.
| Sytuacja | Uzasadnione | Nadmiarowe |
|---|---|---|
| Kosmetolog przed zabiegiem z kwasami | Ciąża, leki światłouczulające, choroby skóry istotne dla zabiegu | Pełna historia chorób niezwiązanych ze skórą |
| Dietetyk układający plan | Alergie, nietolerancje, istotne schorzenia, leki wpływające na dietę | Dane o zdrowiu członków rodziny bez potrzeby |
| Trener personalny | Kontuzje, przeciwwskazania do wysiłku, istotne schorzenia | Szczegółowe rozpoznania psychiatryczne bez związku z treningiem |
Holiso świadomie pozostaje po stronie „materiału pomocniczego”, a nie diagnostyki medycznej — moduły zdrowotne wspierają organizację i bezpieczeństwo pracy, nie zastępują wyrobu medycznego ani porady lekarskiej.
Jak muszę zabezpieczyć dane o zdrowiu?
Art. 32 RODO wymaga środków adekwatnych do ryzyka — a przy danych szczególnych ryzyko jest z definicji wyższe, więc poprzeczka rośnie. Praktyczne minimum:
- ograniczenie dostępu tylko do osób, które muszą je znać (zasada wiedzy koniecznej),
- szyfrowanie danych wrażliwych i połączeń,
- silne uwierzytelnianie personelu (najlepiej z drugim składnikiem),
- rejestrowanie dostępu do wrażliwych rekordów (ślad kto i kiedy),
- kopie zapasowe i plan reakcji na naruszenie (72 godziny na zgłoszenie do UODO),
- pseudonimizacja/anonimizacja tam, gdzie pełne dane nie są konieczne.
Ocena skutków (DPIA)
Przetwarzanie danych szczególnych na większą skalę może wymagać oceny skutków dla ochrony danych (DPIA, art. 35). Dla solowego gabinetu zwykle nie, ale przy rozbudowanym profilowaniu zdrowotnym lub sieci placówek — oceń to i udokumentuj.
Jak długo mogę trzymać dane zdrowotne po zakończeniu współpracy?
Zasada ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e): dane trzymasz nie dłużej, niż to konieczne do celu. Dane zdrowotne zebrane na podstawie zgody usuwasz, gdy cel ustał lub zgoda została cofnięta — chyba że inna podstawa (np. obrona przed roszczeniami) uzasadnia dalsze, ograniczone przechowywanie.
Ustal politykę retencji: różne kategorie danych mogą mieć różne okresy (dane rozliczeniowe zwykle dłużej niż notatki zdrowotne). Zapisz to w rejestrze i egzekwuj — najlepiej automatycznie w systemie, żeby dane nie „zalegały” bezterminowo.
Najczęstsze pytania
- Czy waga i obwody ciała to dane o zdrowiu?
- Same w sobie, w kontekście czysto treningowym czy estetycznym, bywają danymi zwykłymi. Gdy jednak wiążą się z leczeniem, dolegliwością czy oceną stanu zdrowia, stają się danymi o zdrowiu z art. 9. W razie wątpliwości traktuj je jak dane szczególne.
- Czy potrzebuję osobnej zgody na dane zdrowotne, skoro mam już zgodę na przetwarzanie danych?
- Tak, zwykle potrzebna jest wyraźna zgoda odnosząca się konkretnie do danych o zdrowiu (art. 9 ust. 2 lit. a) — ma wyższy standard niż ogólna zgoda. Klauzula powinna jasno wskazywać, że dotyczy danych o zdrowiu i w jakim celu je przetwarzasz.
- Czy mogę wysłać dane zdrowotne klienta e-mailem do współpracownika?
- Tylko z zachowaniem zabezpieczeń i podstawy prawnej. Zwykły, niezaszyfrowany e-mail z danymi zdrowotnymi to poważne ryzyko. Bezpieczniej korzystać z systemu z kontrolą dostępu, a jeśli wysyłka jest konieczna — z szyfrowania i ograniczenia zakresu danych.
- Czy jako trener personalny w ogóle przetwarzam dane o zdrowiu?
- Często tak — kontuzje, przeciwwskazania do wysiłku, przyjmowane leki czy schorzenia wpływające na trening to dane o zdrowiu. Jeśli prowadzisz wyłącznie cele sylwetkowe bez kontekstu zdrowotnego, część danych może być zwykła — ale granica jest cienka, więc warto ustalić zabezpieczenia jak dla danych szczególnych.
Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny - nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Stan prawny może się zmieniać; przed decyzjami skonsultuj się z prawnikiem lub księgowym.
Poukładaj compliance w praktyce
Holiso pomaga prowadzić gabinet zgodnie z RODO: zgody per kanał, kontrola dostępu, szyfrowanie danych i porządek w dokumentach. 14 dni za darmo, bez karty.
Załóż konto za darmo