Biblioteka wiedzy
Praktyczne materiały ze źródłami dla gabinetów i salonów: RODO, zgody marketingowe, dane o zdrowiu, karnety i KSeF. Materiały informacyjne - nie stanowią porady prawnej.
RODO wymaga, byś wiedział, jakie dane klientów zbierasz, po co i na jakiej podstawie prawnej, a także zabezpieczył je i spełnił obowiązek informacyjny. Podstawą organizacji ochrony danych są m.in. obowiązek informacyjny, rejestr czynności tam, gdzie jest wymagany, umowy powierzenia i zabezpieczenia dobrane do ryzyka. Sam komplet dokumentów nie zapewnia zgodności. Jeśli przetwarzasz dane o zdrowiu (dietetyk, fizjoterapeuta), obowiązują dodatkowe rygory z art. 9 RODO.
Aktualizacja: 10 lis
Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych (art. 9 RODO), których przetwarzanie jest zakazane poza wyjątkami — najczęściej wyraźną zgodą klienta lub wyjątkiem dla opieki zdrowotnej, po spełnieniu warunków art. 9 ust. 2 lit. h i ust. 3. Sama poufność nie uprawnia do korzystania z tego wyjątku. Wolno Ci przechowywać tylko te informacje zdrowotne, które są rzeczywiście niezbędne do bezpiecznego wykonania usługi (zasada minimalizacji), z podwyższonymi zabezpieczeniami i jasno określonym okresem retencji. Nie zbieraj danych zdrowotnych „na zapas”.
Aktualizacja: 10 lis
Zanim wyślesz klientowi ofertę SMS-em lub e-mailem, potrzebujesz jego wcześniejszej, dobrowolnej zgody na komunikację marketingową w tym kanale — to wymóg przepisów o komunikacji elektronicznej, niezależny od RODO. Zgoda musi być odrębna od regulaminu, opcjonalna (niezaznaczona z góry), opisywać kanał i nadawcę, a Ty musisz umieć wykazać, kiedy i jak ją odebrałeś. Komunikacja serwisowa (przypomnienie o wizycie) zgody marketingowej nie wymaga.
Aktualizacja: 10 lis
Umowę powierzenia (DPA, art. 28 RODO) zawierasz z każdym podmiotem, który przetwarza dane Twoich klientów w Twoim imieniu — np. system do zarządzania gabinetem, biuro rachunkowe, dostawca wysyłki SMS/e-mail czy hosting. To Ty pozostajesz administratorem i odpowiadasz za dobór podmiotu dającego gwarancje bezpieczeństwa. Nie potrzebujesz DPA z kimś, kto jest odrębnym administratorem (np. bank przyjmujący płatność) ani z własnym personelem zatrudnionym w gabinecie.
Aktualizacja: 10 lis
Przy karnecie na raty określ łączną cenę, terminy płatności i zasady korzystania, rezygnacji oraz zwrotów. Rata, zaliczka i miesięczna opłata za dostęp nie oznaczają tego samego podatkowo: VAT i przychód ustala się osobno. Zakup online zwykle daje konsumentowi 14 dni na odstąpienie, ale wyjątki zależą od konkretnej usługi. Dodatkowy koszt odroczenia płatności wymaga sprawdzenia przepisów o kredycie konsumenckim.
Aktualizacja: 10 lis
W 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami: 1 lutego dla największych podatników i 1 kwietnia dla pozostałych, z wyłączeniami i ułatwieniami przejściowymi. Do końca 2026 r. można korzystać z ułatwienia do 10 000 zł brutto miesięcznie sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi tym limitem. Faktury konsumenckie B2C nie są obowiązkowo wystawiane w KSeF. Nie zwalnia to gabinetu z przygotowania odbioru faktur zakupowych w systemie.
Aktualizacja: 10 lis
Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny - nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Stan prawny może się zmieniać; przed decyzjami skonsultuj się z prawnikiem lub księgowym.